مدیریت زمان در واقع همان برنامه ریزی و کنترل زمانی است که صرف فعالیت های مختلف می شود. این فعالیت ها شامل کار، زندگی اجتماعی، خانواده، تفریح و سرگرمی و غیره می شود. هدف از این کار افزایش کارایی فردی و داشتن فرصت بیشتر برای اهداف مهم زندگی و همچنین کاهش استرس است.

دلایل کمبود وقت در زندگی هر فردی بستگی به خصوصیات او و نوع فعالیت­هایش دارد. اما به صورت کلی می توان دلایل زیر را برشمرد:

• نداشتن اولویت بندی

در زندگی فعالیت های بسیاری هست که هر فرد علاقه دارد آن ها را انجام دهد اما باید پذیرفت که برای همه کارها وقت نیست! پس باید یاد بگیریم چگونه کارهای مهم را از کارهای غیر ضروری تفکیک کنیم. برای این که بتوانیم این تفکیک را انجام دهیم تکنیک ساده ای به نام ABCD وجود دارد که در آن فعالیت های مختلف به چهار دسته یا گروه تقسیم می شوند. گروه A فعالیت هایی هستند که هم مهم و هم فوری می باشند. فعالیت های مهمی که فوریت ندارند در گروه B قرار می گیرند. گروه C مربوط به فعالیت های کم اهمیت ولی فوری است. گروه D نیز شامل فعالیت هایی است که نه اهمیت چندانی دارند و نه انجام آن ها دارای فوریت است. این دسته بندی به ما کمک می کند تا فعالیت های دارای اولویت از A تا D را تشخیص دهیم. شناخت مهارت های تصمیم گیری می تواند در اولویت بندی فعالیت هایمان بسیار مفید باشد.

• به تعویق انداختن

منظور از به تعویق انداختن، یعنی این که به جای انجام دادن کارهای مهم و با اولویت بالا کارهایی را انجام دهیم که ساده تر یا لذت بخش تر هستند مثل تماشای تلویزیون، بازی و یا گذراندن وقت در شبکه های اجتماعی. به تعویق انداختن کارهای مهم باعث افزایش استرس و کاهش بهره وری فردی شده و ما را از اهدافمان دور می کند. یکی از تکنیک هایی که برای جلوگیری از این نوع اتلاف وقت پیشنهاد می شود این است که زمانی را که روزانه صرف این قبیل فعالیت ها می کنید را محاسبه نمایید.  این کار به شما چشم انداز مناسبی از حجم زیاد وقتی که صرف این امور می کنید خواهد داد و شما را به کنترل بیشتر این فعالیت ها ترغیب می کند.

• رودربایستی

در صورتی که یک فرد توانایی «نه» گفتن نداشته باشد باید بیش حد در زندگی متحمل زحمت شود. این فرد  بخش عمده ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می کند که به دلیل خجالت یا رودربایستی در مقابل دیگران تعهد کرده و معمولاً از این که کارهای وقت گیر سایر افراد را بر عهده گرفته پشیمان می شود. یک تکنیک ساده برای تقویت نه گفتن و کنارگذاشتن رودربایستی خرید زمان است. به این صورت که قبل از قبول یا رد درخواست شخص دیگر، زمانی را برای ارزیابی آن اختصاص دهید. در مدت ارزیابی می توانید سود و زیان قبول درخواست طرف مقابل را سنجیده و زمان لازم برای برآورده نمودن خواسته او را تخمین بزنید. در این صورت می توانید از قبول تعهدات وقت گیر که به دلیل رودربایستی آنی اتفاق می افتند جلوگیری کنید.

• کمال گرایی

برخی از افراد به جزئیات بیش از حد لازم اهمیت می دهند. چرا که می خواهند کاری که انجام می دهند  بسیار کامل و بی نقص باشد. این نحوه کار کردن، اغلب سبب صرف وقت فراوان بر روی یک موضوع خواهد شد. شاید یک راهکار غلبه بر این مشکل اختصاص زمان معینی برای برخی کارهاست. تعیین مهلت زمانی برای خودمان سبب می شود تا با تمرکز بیشتر بر اصل موضوع از پرداختن و به حاشیه ها و جوانب وقت گیر جلوگیری شود.

• عدم تمرکز

عدم تمرکز در انجام کارها بهره وری را کاهش داده و زمان انجام امور مختلف را طولانی خواهد کرد. برای مقابله با این مشکل باید مکان انجام کار را به گونه ای انتخاب کنید تا عوامل حواس پرتی به حداقل برسد. مشخص است که انجام یک پروژه درسی در حین تماشای یک برنامه تلویزیونی امکان پذیر نیست! عامل دیگر بر هم زدن تمرکز انجام چند فعالیت به طور همزمان است. این کار اغلب اوقات منجر به ناتمام ماندن تمام فعالیت هایی می شود که در حال انجام آن هستیم. فعالیت های ناتمام حجم زیادی از ذهن انسان را درگیر کرده و سبب افزایش استرس و کاهش بهره وری خواهد شد. برای رفع این مشکل می بایست برای انجام کارهای مختلف بر اساس اولویت آن ها برنامه ریزی کنیم. از این شاخه به آن شاخه پریدن در حین انجام فعالیت های مهم بسیار مخرب است.

علاوه بر نکاتی که برای غلبه بر مشکلات فوق گفته شد تکنیک های ریز و درشت دیگری نیز برای مدیریت زمان وجود دارد که توضیحات تفصیلی این نکات و تکنیک های دیگر در دوره های آموزشی مربوط به این موضوع ارائه خواهد شد.